Hoe lang doe je echt over een offerte? Wij hebben het opgemeten.

Vraag een willekeurige vakman op een vrijdagavond hoeveel tijd zijn offertes hem kosten en je krijgt vaak hetzelfde antwoord: 'meer dan ik wil weten'. Het gevoel klopt — maar het exacte cijfer wisten we ook niet. Tot we het opmaten.

We hebben 23 vaklui een week gevolgd: 14 hoveniers en 9 schilders, allen ZZP of klein bedrijf. Iedereen kreeg een eenvoudige stopwatch-app: druk op start als je begint aan een offerte, druk op stop als hij verzonden is. Pauzes mochten weggehaald worden. Het resultaat: gemiddeld 35 minuten per offerte.

Waar gaat de tijd heen?

Niet in het schrijfwerk zelf. Het schrijven van de tekst kostte gemiddeld 6 minuten — minder dan we hadden verwacht. De tijd zit in de aanloop:

Materialen-prijzen opzoeken: 8 minuten gemiddeld. Een hovenier blijkt voor één offerte vaak 5 tot 10 verschillende materialen op te zoeken in losse webshops, omdat zijn lokale leverancier-prijslijst niet overal compleet is.

Marges en BTW uitrekenen: 7 minuten. Excel openen, formules nakijken, kijken of die ene regel niet 9% maar 21% BTW moet zijn.

Foto's verwerken en bijvoegen: 5 minuten. Beelden uit de telefoon halen, comprimeren, in de mail zetten, kijken of het PDF-document niet te groot wordt.

Verzenden + reviewen + correctie: 9 minuten. Inclusief de twee keer waarop je iets ziet wat niet klopt en het hele bestand opnieuw moet maken.

Wat het je per maand kost

Een gemiddelde respondent maakte 16 offertes per maand. Dat is iets meer dan 9 uur tijd — alleen voor offertes. Als je je uurloon op €65 stelt (gemiddelde voor onze respondenten), is dat bijna €600 aan inzet die niet declarabel is.

Belangrijker dan het geld: het is avondtijd. Eén respondent zei het mooi: 'het is geen werk dat me moe maakt — het is werk dat me geen energie meer geeft.'

Wat te doen?

Twee dingen helpen direct: een vaste materialen-database (zelfs een eigen Excel) en een vast template per klustype. Dat trekt de gemiddelde tijd al naar 18-20 minuten — ongeveer de helft.

Software die foto's en spraak begrijpt — zoals Offerteklus — trekt het naar gemiddeld 2-4 minuten per offerte, omdat de tijdrovende delen (materialen opzoeken, marge berekenen, BTW kiezen, PDF maken) verdwijnen.

Belangrijk daarbij: het lost niet alles op. Je kijkt elke offerte nog na, dat hoort. Maar je kijkt ze na vanuit dezelfde stoel waar je nu uren bezig bent — en dat scheelt.